跟国外教授写信套磁,你不知道的陷阱


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这篇文章,我从学生、教授、和录取决策三个角度,总结经验。


套磁信应该内容从简,表达清晰
邮件是国外学者主要的沟通手段。国外教授经常邮件多来不及回,有时索性没看到,所以你的信要尽量写得言简意赅。
套磁信不宜长,一般不超过电脑屏,用简单直白的话划分成几段,每段话别超过5行。目的是为了让收件者知道你为什么给他们发信,特别是你为什么对他们的科研感兴趣。


第一封信

能不能抓住教授的注意力,第一封信表述出来的信息非常关键。这封信需要说清楚的内容有:
我是谁?哪个学校、几年级的研究生?
我怎么知道您的?学校官网上查到的?读到某篇文献发现的?某人推荐的?还是曾打过交道但没再联系?
我要做什么?计划申请贵校哪个学位?想从对方这里了解什么具体信息?
我准备到哪一步了?读了对方什么文献?自己已经写好了研究报告?


申请者要在非常短的时间内,通过几封邮件往来就判断这个教授能否当你的导师。有些研究生项目要求申请者填写你想追随哪位导师,甚至要求已经有至少一位有带研究生资格的导师同意接收你的指导要求(见前文SFU)。


第一封信发出,对方如果表现出兴趣,那么接下来就会密集通信,回信节奏代表态度。 忌缺乏确切理由 就发出邮件。在我帮助过的中国同学里,一个常见问题是没搞清楚目的就写信。我想跟这些同学重申一遍:套磁信应该带着问题或请求找对方,不能只介绍自己。人家凭什么要认识你呢?有些教授会认真的读这些邮件,可是更多教授会以怀疑的眼光看待这些邮件。如果你还没想好为什么要给某位教授写信,只是试试运气,最好别发。因为搞不好会对你的录取造成负面影响。


通常来讲,给教授写信主要出于两种原因:

一是,从其他渠道不能获取某些信息,必须问这个教授。你事先做了大量研究了解到某院有一位教授跟你的研究兴趣相关,于是需要找对方确认你能对Ta的研究团队有贡献,想问Ta还要不要招研究生。问清楚这些信息这很重要,因为即将退休的教授可能不再招新生,马上面临Sabbatical Leave(学术休假)的教授也未必能指导你。


二是,你向对方求助。比如你套磁是因为现在的导师不适合,想询问对方是否愿意接受别人带过的学生;或者是试探跟某位外校教授合作的可能性。无论如何,你写信前都要做足功课,了解对方的工作,提出任何请求都是建立在了解上的。提问之前,动动脑子。所谓不该问的问题,就是拿老师当学院秘书,询问签证问题,让老师给改语法,让老师给列文献清单等等。这些作法会惹烦教授,或被当成笑料。


给教授写信应该围绕着研究兴趣,而不应该询问录取程序、申请条件等信息。除非对方主动问起,没必要一上来告诉教授你的GRE、GPA分数,也不应该直接问教授你能否被录取,因为成绩标准和录取是招生委员会统一商议决定的,有些教授可能会授意委员会Ta青睐的候选人,但是教授无权干预录取程序和决定。

不要拿老师当学院秘书,询问签证问题,让老师给改语法,让老师给列文献清单等等。这些作法会惹烦教授,或被当成笑料。
给教授写信应该围绕着研究兴趣,而不应该询问录取程序、申请条件方面的信息。除非对方询问,不要告诉教授你的GRE分数,GPA,也不应该直接问教授你能否被录取,因为录取是由招生委员会决定的,有些教授可能会授意委员会Ta青睐的候选人,但是教授无权干预录取程序和决定。不要试图通过教授开后门。


注意事项

发送前一定要起一个鲜明的邮件标题,无标题的邮件往往被视为垃圾邮件。标题怎么写?这方面网上有不少信息,第一封套辞信标题可以是 “Question regarding the M.Arch application”,或者直接写出你要申请的项目、你感兴趣方向的名称。应该避免让人产生歧义的标题,比如 “Help!”, “Looking for a challenging program”, “I want to study in your program”, “Greeting from Li Xiaoming”。另外,不要让标题一听上去就像是垃圾邮件,比如 “Urgent request: Immediate reposes needed”。

注意拼写和语法的正确性。用Grammarly等纠错软件检查一遍 (Grammarly有免费版,也有收费版,先用免费的吧)。如果有母语是英文的人帮忙编辑那就更好了。


注意不适合用在英文书信里的习惯。别用表情符。笑脸可能放在给朋友的微信里很可爱,给教授写信还是别用了。用词完整,避免缩写。

不要一句话全部大写,慎用叹号。在英文中,大写句子和用叹号是用来表达气愤或者命令的。表达谢意应该用 “Thank you very much.”,而不是 “Thanks!”。

注意向对方提出请求的英文表达跟中文有差异。不要说 “I hope you can …”, “I wonder if you have time to …”, 显得没有礼貌,可以用 “I was wondering if …”。


学术界的规则

学校录取研究生,目标人群是心智成熟的青年学者,将来进入学院,是要进入导师团队成为同事的。你写信的格式和口气如果像是给好朋友写的,那对方可能觉得你的亲和力用的不是地方,怀疑把你招进团队的话,你有没有成年人的担当,不放心把课题交给你。

没收到回信很正常。如果你觉得花很多功夫写了一封漂亮的套磁信,教授却没回,不必紧张或沮丧,教授有可能是真的没看到,或者太忙没空回。能获得回复的几率有多大呢?我发现对这个问题的回答差异还挺大的。有些博士生说他们当初发了10封信,只有两个教授回。而我在国外当教授的姐姐却说,教授们一般对申请者还挺耐心的,没有大纰漏的话,基本都会回信。所以,我想咱们也不用纠结收到回信的比例,教授到底回不回信,因人而异。


问与答

Q: 怎样套磁才得体有效?

A:不要轻易发送附件。附件会占用邮箱容量,收件人不会希望邮箱里充斥着大量陌生人的无用信息。所以第一封套磁信尽量不要含附件。后续邮件往来中,如果教授提出要你的简历、研究报告,那么尽量发送PDF格式给对方,避免Word不同版本无法打开的问题。附件名称包含你的名字、附件内容和日期,不要把名字起的奇奇怪怪的文档直接发给教授,显得太随意。如果一定要发附件,正式的表达是 “Attached please find my CV/proposal…”。
不要发同样内容的邮件给几位教授。有些学生喜欢从学校官网上搜索一长串教授名单,然后就泛泛的讲一句“您的研究与我的兴趣相关”,就在家等待教授给你回信。我只能说,这样写的话,教授看一眼就会认为这个学生没有责任心,不予理会或者不疼不痒的回复。

一旦教授回信,我们应该及时、有针对性的回复邮件。写套磁信其实很费精力,原因就是你要能够及时的跟上教授的反馈。

Q: 还有哪些场合用到套磁信?

A:套磁不仅用于申请,跟关系不熟的教授联系同样适用。北美的研究生在上学期间换导师是一件很平常的事。
跟大多数中国的博士生不同,北美的博士生论文题目不是由博导派发,而是学生根据自己的研究计划确定,博导一般都会尊从学生的意愿,从侧面辅助指导。一般北美的学校,系里规定少数几门博士生必修课,学生大部分修课还是根据自己的研究需求。

修了一两年的课,博士生很可能调整了研究方向,发现原来选的导师不再适合指导新课题,需要换导师。由于读博这个过程漫长而且充满了挑战,只有师生二人研究兴趣高度匹配,学生才能一路受到导师有效的指导,完成学业。

寻找新导师可以先从自己熟悉的老师开始,比如上过这位教授的课,而且获得不错成绩。你可以主动找这位教授面谈,把自己的想法和处境说清楚,看看对方有没有打算接收你。 我自己在博士第三年想要换导师,在自己的学校里发出了七八封信。大部分教授都很热情的回信了,而且还跟其中5位教授见了面。
回顾这段经历,我的总结是:匹配是博士生与导师良性互动的关键。找到自己喜欢的研究方向是每一位青年学者必须要走的路,否则,仅仅因为教授是大牌学者而追随Ta进入博士阶段的学习,自己缺乏独立思考、创造知识的能力,很难让你形成差异化的优势。读博士这个过程本来就是要掌握怎么做研究,学会在学术环境如何跟人打交道。在高校的研究所里,一个有份量、受欢迎的研究生不仅能创造知识,还要能跟人分享。其实我们每个人都希望从别人身上获得能量,获取信息,匹配度高的研究团队里,每个人都是分享的受益者。

Q: 什么样的自荐信才能吸引教授的注意?

A: 能被学校录取,是因为你展现出来的实力和研究兴趣跟他们匹配。没有被录取,就是因为招生委员会认为你不适合,并不是因为你的国籍、本科学校、颜值、性别。

Q:(英文)成绩需要多高才可以被录取?

A: 录取方面,GPA必须达标,英语素质不容置疑。对此很少例外。
别以为英语标准考试拿高分就行,真正写起论文来,非母语者要加倍努力,长年累月地坚持,才能真正过写作这一关。

Q:请谁来写推荐信最好?

A:推荐信至关重要。推荐人可以分为:专业推荐人、学术推荐人、志愿者推荐人等。不同推荐人应该能够就你在申请项目中的潜在表现提出建议。
学界名人的推荐信可能成为申请者的录取直通车。
如果有可能,你应该找你申请学校的校友或现任教员给你写推荐信。一封来自本校官方邮箱的推荐信,堪称尚方宝剑。当然啦,能找到这样一个推荐者,本身也证明你确实有点本事!

Q:教授回信说,“我今年不再打算招收新生了”,或者肯定的告诉你说你们的研究差异很大,Ta可能会向你推荐系里另外某位教授。该怎么回复呢?

A: 一定要在最短时间内回复一封简短的感谢信,并快速浏览对方推荐的教授信息。如果Ta的推荐确实靠谱,你可以稍微具体的感谢对方给你提供了这样重要的指导。

还有一种情况就是,教授回信很快,还问了你一些问题,和你进一步探讨你的研究兴趣,这就表示:这位教授对你有兴趣!千万别以为这就大功告成了,也不要简单的回复一句谢谢。正确的做法是:针对教授回信中提出的问题一一作答,答复时间越快越好,但是要保证质量。对第一次申请研究生的人来说,花上2-3天好好写一封高质量的答复信是有必要的。接下来的时间里,教授与申请者就是通过这种你来我往的邮件交流,逐渐确定是不是能跟对方共事。但是别忘了我前面说的,与教授的书信往来不适合讨论你的录取可能性。一旦确定对方对你是真的很有兴趣,你可以请求这位教授给你写封推荐信,写推荐信是教授对Ta看好的候选人最好的支持了。



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