NOC 1241 行政助理 Administrative Assistants

目錄

簡介 Intro

行政助理執行各種管理職責以支持管理和專業雇主。他們受僱於整個公共和私營部門。

Administrative assistants perform a variety of administrative duties in support of managerial and professional employers. They are employed throughout the private and public sectors.

主要職責 Main Duties

  • 準備,鍵入,編輯和校對信件,發票,演示文稿,宣傳冊,出版物,報告和來自機器聽寫和手寫副本的相關材料
  • Prepare, key in, edit and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports and related material from machine dictation and handwritten copy
  • 查看並分發傳入常規電子郵件和其他材料,並統籌內部以及與其他部門和機構的信息流量
  • Open and distribute incoming regular and electronic mail and other material and co-ordinate the flow of information internally and with other departments and organizations
  • 安排並確認雇主的約會和會議
  • Schedule and confirm appointments and meetings of employer
  • 訂購辦公用品,並維護庫存
  • Order office supplies and maintain inventory
  • 接聽電話和電子查詢和傳達電話內容和消息
  • Answer telephone and electronic enquiries and relay telephone calls and messages
  • 建立和維護人工和電腦信息備案系統
  • Set up and maintain manual and computerized information filing systems
  • 確定並建立辦公程序
  • Determine and establish office procedures
  • 迎接來訪者,確定業務性質並指引來訪者到雇主或適當人員處。
  • Greet visitors, ascertain nature of business and direct visitors to employer or appropriate person
  • 記錄並準備會議紀要
  • Record and prepare minutes of meetings
  • 安排出差行程,並做好預訂工作。
  • Arrange travel schedules and make reservations
  • 可編譯數據,統計數據和其他信息,以支持研究活動
  • May compile data, statistics and other information to support research activities
  • 可以監督和培訓辦公室的工作人員當前軟件程序和使用。
  • May supervise and train office staff in procedures and in use of current software.
  • 可以組織會議
  • May organize conferences

任職要求 Employment Requirements

  • 通常需要完成中學學業。
  • Completion of secondary school is usually required.
  • 完成一到兩年的行政助理或秘書的大專學習或其他項目
  • Completion of a one- or two-year college or other program for administrative assistants or secretaries
  • or
  • 先前具備文職經驗
  • Previous clerical experience is required.

所有職稱 All Titles

  • 行政助理 administrative assistant
  • 行政助理 – 辦公室 administrative assistant – office
  • 行政秘書 administrative secretary
  • 任命秘書 appointment secretary
  • 教堂的秘書 church secretary
  • 合同書記 contracts secretary
  • 執行秘書(除法律和醫學) executive secretary (except legal and medical)
  • 財政部長 finance secretary
  • 人力資源書記 human resources secretary
  • 貸款和贈款行政助理 loans and grants administrative assistant
  • 辦公室行政助理 office administrative assistant
  • 貼身秘書 personal secretary
  • 私人秘書 private secretary
  • 記錄秘書 recording secretary
  • 銷售書記 sales secretary
  • 學校秘書 school secretary
  • 秘書(除法律和醫學) secretary (except legal and medical)
  • 書記,教堂 secretary, church
  • 書記,學校 secretary, school
  • 司業務員 secretary-clerk
  • 稅務服務秘書 taxation service secretary
  • 技術秘書 technical secretary

不包括職稱 Exclusions

  • 法庭記者,醫療打字員和相關的職業 Court reporters, medical transcriptionists and related occupations 1251
  • 行政助理 Executive assistants 1222
  • 法律行政助理 Legal administrative assistants 1242
  • 醫療行政助理 Medical administrative assistants 1243
  • 辦公室經理(行政人員) Office managers (in 1221 Administrative officers )

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